Kiekvienoje įmonėje, kad ir kokia didelė ji būtų, visuomet yra bent septyni „Claires“, penki Benai, vienas ar daugiau allanų apskaitos skyriuje ir „Christine“ registratūroje. Tai vyksta be išimties, nors kartais su kai kuriais subtiliais variantais (pavyzdžiui, priėmimą retkarčiais veda Chrisas, Krissas, Chrissy ar Kristina.)
Yra daug programų, kuriomis galima sekti įmonės personalo informaciją, pvz., Visų, kurių sunku prisiminti, kai jie klausia apie jūsų vaikus valgykloje, ir kitų, šiek tiek daugiau su verslu susijusių, pavardžių. „Microsoft Access“ yra viena iš tokių programų, kurios pagrindiniai pranašumai prieš tokias programas kaip „Excel“ yra tai, kad ji gali pateikti duomenis vizualiai patraukliu būdu ir su ja lengva dirbti. „Access“ struktūrą ir pranašumus galima greitai įsisavinti-ne vėliau kaip per pusvalandį sužinosite, kaip programoje sudaryti pavyzdinį įmonės personalo sąrašą.
Paprastai patogu turėti aiškią idėją, kaip norite, kad baigtas straipsnis atrodytų prieš pradedant, įskaitant tai, ką norėtumėte rodyti, kiek įrašų turėsite padaryti ir pan. Daugelis žmonių mėgsta susikurti žemėlapį arba jau paruoškite savo duomenis „Excel“, o tai palengvins darbą, tačiau galite tai padaryti, kai einate kartu per šią nuoseklią pamoką, kuri yra geras būdas rasti savo kojas.
abc
Pažiūrėkime, kaip sukurti personalo duomenų bazę – darysime prielaidą, kad naudojate „Access 2007.“ Yra du būdai, kaip tai padaryti, vienas iš jų – naudoti su programa pateiktą šabloną, o kitas – sukurti duomenų bazę nuo nulio.
„Microsoft Access“ šablono naudojimas
Nors duomenų bazės kūrimo galimybės yra ribotos, „Access Database Wizard“ yra greičiausias būdas nustatyti paprastą dokumentą ir yra daugiau nei pakankamas daugeliui reikalavimų.
- Norėdami „Access“ atidaryti kūrimo vedlį, pasirinkite Naujas piktogramą įrankių juostoje.
- The Naujas failas dabar atsidarys užduočių sritis. Pagal Šablonų skirtukas, pasirinkti Mano kompiuteryje.
- Einant į Duomenų bazės skirtuką, galėsite pasirinkti norimos sukurti duomenų bazės tipą.
- Prieš spustelėdami, kitoje eilutėje nurodykite naujos duomenų bazės pavadinimą ir vietą Sukurti.
- Tada vedlys duos jums žingsnis po žingsnio instrukcijas, kurios padės sukurti visą duomenų bazę.
Duomenų bazės kūrimas nuo nulio
Jei kūrimo proceso metu norėtumėte labiau kontroliuoti, galite padaryti naują dokumentą be vedlio pagalbos. Tai nėra taip baisu, kaip skamba, ir neužtrunka ilgai (žinoma, priklausomai nuo norimo sutvarkyti informacijos kiekio).
- Kai atidarysite „Access“, jums bus pateiktas iššokantis langas su įvairiais pasirinkimais. Pasirinkite Tuščia prieigos duomenų bazė ir patvirtinti.
- Išsaugokite naują duomenų bazę, nurodydami jai norimą pavadinimą ir vietą. Kai spustelite Sukurti, pamatysite savo duomenų bazės langą „Access“.
- Laikas sukurti lentelę, kurioje būtų rodoma jūsų informacija. Dėl paprastumo geriausia rinktis Sukurkite lentelę dizaino rodinyje.
- Turėsite įvesti laukus, reikalingus jūsų duomenims-tokiu atveju norėsite sudaryti laukų, susijusių su įmonės žmonėmis (vardas, skyrius, el. Pašto adresas ir kt.), Sąrašą, kuris gali būti iš eilės įvedamas po laukų pavadinimai stulpelis.
- Tada spustelėkite arba skirtuką „“ Duomenų tipas stulpelis. Tekstas yra numatytoji šio stulpelio parinktis, tačiau jei turite prieigą prie darbuotojų nuotraukų, galite sukurti lauką „nuotrauka“ ir pasirinkti Vaizdas variantas čia.
- Pasirinkę duomenų tipą, pasirinkite kitą lauką apibūdinimas stulpelis. Čia įveskite lauko aprašymą, pvz., „Darbuotojo vardas“ arba „Nuotrauka“, jei norite įvesti vaizdą, kaip nurodyta ankstesniame veiksme.
- Dar kartą paspaudę skirtuko klavišą, grįšite į Lauko pavadinimas stulpelis. Papildomus laukus įveskite lygiai taip pat, kaip aprašyta 4–6 veiksmuose.
- Toliau galime pasirinkti tai, kas žinoma kaip a Pirminis raktas už stalą. Paprastai tai yra pirmasis lentelės laukas, kuris naudojamas kartu su „Access“ paieškos funkcija. Šiuo atveju greičiausiai taip ir bus ‘Darbuotojo vardas’ – spustelėkite šį tekstą Lauko pavadinimas stulpelis. Įrankių juostoje pamatysite geltonojo rakto piktogramą – spustelėję ją kaip pagrindinį raktą nurodysite „Darbuotojo vardas“.
- Uždarykite „Access“ ir išsaugokite lentelę, kai būsite paraginti. Atidarę vėl būsite pagrindiniame prieigos ekrane. Dukart spustelėkite lentelę (kuri turėtų būti matoma šiame lange) ir pradėkite įvesti personalo duomenis, pereidami kiekvieną eilutę.
Sveikiname, ką tik sukūrėte „Access“ duomenų bazę! Gerai, tai paprasta, bet jūs turėtumėte pamatyti jo naudingumą net iš šio pagrindinio pavyzdžio. Be to, dizaino rodinyje visada galite pridėti daugiau duomenų ir kurti naujus laukus.
Jei dirbate su neskelbtinais duomenimis, tokiais kaip banko duomenys ir informacija apie atlyginimus („Access“ yra puikus įrankis žmogiškųjų išteklių skyriui), galite apsaugoti slaptažodžius tam tikrus laukus, o bendresnę informaciją palikti atvirą kitiems – tai galima valdyti naudojant Vartotojo lygio saugos vedlys rasti Saugumas parinktys Įrankiai.
